ZNIESIENIE WYMOGU APOSTILLE I UPROSZCZENIE PROCEDURY DOTYCZĄCEJ TŁUMACZEŃ DOKUMENTÓW OD 16.02.2019 R. – ROZPORZĄDZENIE UE NR 2016/1191

 

Ostatnia aktualizacja: 20.08.2022 r.

Unia Europejska od dawna zastanawiała się, w jaki sposób ułatwić życie obywatelom UE, którzy przemieszczają się po terytorium unijnym i często-gęsto muszą przedstawiać w różnych zagranicznych urzędach dokumenty wydane w kraju pochodzenia. Jak pewnie przekonaliście się na własnej skórze, do tej pory trzeba było nieźle się nagimnastykować, gdyż opcje były ograniczone: w niektórych przypadkach możliwe było przedłożenie odpisu aktu na druku wielojęzycznym zgodnym w Konwencją Wiedeńską z 1976 r. (chodzi tu o akty urodzenia, ślubu i zgonu), a w przypadku innych dokumentów konieczne było zlecenie wykonania tłumaczenia przysięgłego i poświadczenia go w MSW w Warszawie za pomocą apostille. Począwszy od dnia 16 lutego 2019 r., sytuacja powinna się diametralnie zmienić – piszę „powinna”, gdyż we Włoszech to wcale nie jest takie oczywiste, biorąc pod uwagę, że nadal zdarzają się urzędnicy, którzy nie dowierzają plotkom, jakoby Polska była w Unii. ;)

 

Jakich dokumentów dotyczą nowe przepisy unijne?

Opisane poniżej zasady obowiązują w przypadku dokumentów urzędowych i publicznych wystawionych przez kraje unijne, takich jak:

• akty urodzenia
• akty małżeństwa
• akty zgonu
• zaświadczenia o pozostawaniu przy życiu
• zaświadczenia o imieniu i nazwisku
• zaświadczenia o stanie cywilnym
• zaświadczenia o zdolności do zawarcia związku małżeńskiego lub partnerskiego
• dokumenty dotyczących separacji, rozwodu i unieważnienia małżeństwa
• dokumenty dotyczących rozwiązania i unieważnienia związku partnerskiego
• zaświadczenia o pochodzeniu dziecka
• dokumenty dotyczących przysposobienia
• zaświadczenia o miejscu zamieszkania, zameldowania i pobytu
• zaświadczenia o posiadanym obywatelstwie
• zaświadczenia o niekaralności wydanego przez państwo, którego jesteście obywatelami
• dokumenty wymagane w związku z kandydowaniem lub głosowaniem w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub w wyborach lokalnych

Do dokumentów urzędowych zaliczane są również dokumenty i orzeczenia sądowe, akty notarialne, zaświadczenia o zarejestrowaniu dokumentu, zaświadczenia o dacie sporządzenia dokumentu czy poświadczenie podpisu, dotyczące powyższych kwestii.

Założenia Rozporządzenia UE 2016/1191

Chodzi generalnie o to, by procedury były w miarę możliwości jednolite i uproszczone – nie można wprawdzie wprowadzić ujednoliconych druków samych dokumentów, gdyż każdy kraj członkowski ma swoje wewnętrzne przepisy, które regulują ich formę oraz zawartość, jednak można sprawić, by ich obrót i używanie był prostszy.

APOSTILLE I LEGALIZACJA

Musicie wiedzieć, że istnieją różne konwencje międzynarodowe, które regulują sposób przygotowywania do obrotu dokumentów pomiędzy krajami, które je ratyfikowały – Polska i Włochy podpisały np. Konwencję Wiedeńską z 1976 r., która wprowadziła wielojęzyczne odpisy aktów stanu cywilnego czy Konwencję Haską z 1961 r., znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych i zastępującą ją tzw. apostille, czyli poświadczeniem pozwalającym na ich używanie za granicą. Unia Europejska postanowiła jednak pójść krok dalej i znieść również wymóg apostille oraz wszelkiego rodzaju legalizacji (w przypadku państw, które nie przystąpiły do Konwencji Haskiej), byśmy mieli mniej latania i więcej czasu wolnego.

KOPIE ZGODNE Z ORYGINAŁEM

Jeżeli urząd wymaga przedstawienia oryginału jakiegoś dokumentu, nie może jednocześnie wymagać przedstawienia jego kopii zgodnej z oryginałem i vice versa – jeśli można przedstawić kopię zgodną z oryginałem, wystawioną i poświadczoną przez polski urząd, włoski urzędnik nie może domagać się przedłożenia oryginału. Albo jedno, albo drugie.

TŁUMACZENIE

[Tytułem wstępu, muszę wyjaśnić tu kwestię tłumaczeń przysięgłych, które budzą wśród Was spore emocje ze względu na nieznajomość włoskich przepisów. :) We Włoszech… nie istnieje zawód tłumacza przysięgłego - istnieją tłumaczenia przysięgłe, ale na takiej zasadzie, że ktokolwiek może przetłumaczyć dany tekst czy dokument, bez względu na jego charakter, a następnie złożyć przysięgę w sądzie na zgodność treści tłumaczenia z oryginałem. Na tym właśnie polega we Włoszech tłumaczenie przysięgłe (traduzione giurata lub asseverata) - tłumaczycie tekst, idziecie do sądu, wypełniacie i podpisujecie druk “przysięgi”, a kancelaria sądu poświadcza, że ją złożyliście. To wszystko. Jedynym ograniczeniem jest niemożność przetłumaczenia dokumentów dotyczących Was samych - jeśli więc musicie przetłumaczyć na przykład wystawione na Wasze nazwisko polskie faktury (do zeznania podatkowego) czy wyrok rozwodowy, musi to za Was zrobić ktoś inny. I znowu - to nie musi być koniecznie zawodowy tłumacz (choć w przypadku urzędowych dokumentów raczej odradzam zwracanie się do pierwszego z brzegu kolegi), możecie poprosić o przetłumaczenie pana Kazia z parteru, jeśli tylko zna włoski. Pan Kaziu pójdzie do kancelarii sądu, przysięgnie, że tłumaczenie wykonał idealnie i już, macie tłumaczenie przysięgłe.]

Z wyjątkiem wspomnianych wyżej aktów stanu cywilnego, których odpisy możecie przedstawiać od dawna we Włoszech na drukach wielojęzycznych, nie wymagających tłumaczenia ani poświadczenia apostille, wszystkie pozostałe dokumenty musiały być do tej pory tłumaczone przez tłumacza przysięgłego w Polsce, co dodatkowo wymagało poświadczenia apostille, lub poświadczane we włoskim sądzie (patrz wstęp powyżej). Rozporządzenie nr 2016/1191 nie znosi całkowicie obowiązku tłumaczenia dokumentów, ze względu na niemożność ich ujednolicenia na poziomie europejskim, jednak wprowadza standardowe, wielojęzyczne formularze, które mają sprawić, by w wielu przypadkach tłumaczenie nie było potrzebne, gdyż pełnią one rolę tłumaczenia pomocniczego. Formularz taki musi być dołączony do oryginalnego dokumentu, który macie przedstawić w urzędzie i jeśli urząd stwierdzi, że zawiera on wszystkie wymagane informacje, to ma obowiązek przyjąć dokument bez dodatkowych ceregieli, tłumaczeń i dekretów króla Maciusia I. Jeżeli natomiast w formularzu czegoś będzie brakowało, urząd ma prawo zażądać tłumaczenia, wskazując sposób jego wykonania zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy czym kraje członkowskie muszą uznać uwierzytelnione tłumaczenie wykonane w innym państwie członkowskim.

Oczywiście w przypadku, gdy sam dokument lub formularz standardowy zostały sporządzone w języku włoskim tłumaczenie nie może być wymagane, bo nie ma czego tłumaczyć. ;)

Standardowe formularze wielojęzyczne

Formularze wielojęzyczne mogą być siłą rzeczy załączane jedynie do tych dokumentów, które można w jakiś sposób ujednolicić – trudno o to np. w przypadku aktów notarialnych czy wyroków sądowych. Możecie poprosić o ich dołączenie do dokumentów dotyczących:

• stanu cywilnego
• pozostawania przy życiu
• urodzenia
• zgonu
• małżeństwa
• zdolności do zawarcia związku małżeńskiego lub partnerskiego
• miejsca zamieszkania
• niekaralności

Taki formularz sam w sobie nie stanowi dokumentu urzędowego, więc nie ma sensu przedstawiania go bez dokumentu, do którego się on odnosi, gdyż nie ma on wówczas żadnej mocy prawnej.

Formularze składają się z dwóch części – standardowej i niestandardowej. Część standardowa zawiera nazwę formularza, podstawę prawną jego wydania, oznaczenie państwa wydającego, pola pouczeń i uwag oraz odpowiednią dla każdego druku ilość rubryk, do których wpisywane są dane. W części niestandardowej znajdują się natomiast dodatkowe pola, w zależności od państwa, które wydaje formularz – w pola te wpisywane są dodatkowe informacje, które znajdują się w oryginalnym dokumencie, a które nie są przewidziane w części standardowej. Każde państwo członkowskie miało czas na zgłoszenie potrzebnych mu rubryk, więc druki powinny być dość kompletne.

Polski urząd wypełnia formularz w języku polskim, przy czym część standardowa oraz tytuły rubryk części niestandardowej wypełniane są zarówno w języku polskim, jak i w języku włoskim (piszę tu o sytuacji, gdy polski dokument ma być przedstawiony we Włoszech).

Opłata za wydanie standardowego formularza wielojęzycznego nie może być wyższa niż koszt wydanie dokumentu urzędowego, do którego jest on załączony lub koszt wydania samego formularza – w zależności od tego, który z nich jest niższy.

Formularze we wszystkich wersjach językowych możecie sobie obejrzeć na portalu unijnym e-Justice --> KLIK. 

Nadal możecie korzystać z apostille, jeśli z jakiegoś powodu nie możecie wystąpić o wydanie formularza wielojęzycznego - ta możliwość nie została zniesiona.